Tietosuojaseloste

Tämä on Kahviklubi Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste.

 

Laadittu 1.6.2021. Viimeisin muutos 1.6.2021.

 

  1. Rekisterinpitäjä

 

Kahviklubi Oy

Y-tunnus: 3188599-9

Postiosoite: Kivenlahdenkatu 3 A 8, 02320 Espoo

Puhelinnumero: 050 377 8977

Sähköpostiosoite: support@kahviklubi.com

 

 

  1. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

 

Yhteyshenkilö: Toni Nurmi, Talousjohtaja, Kahviklubi Oy

Puhelin: 040 078 8079

Sähköpostiosoite: tietosuoja@kahviklubi.com

 

 

  1. Rekisterin nimi

 

Kahviklubi Oy:n asiakasrekisteri.

 

 

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

 

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Kahviklubi Oy:n ja Käyttäjän välisen sopimuksen täytäntöön paneminen ja osin Käyttäjän antaman suostumus (esimerkiksi markkinoinnin osalta).

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Kahviklubi Oy:n kahvin kuukausitilauspalvelun toteuttaminen asiakkaille, yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, asiakaspalvelun toteuttaminen, kehittäminen ja seuranta sekä viestinnän ja markkinoinnin toteuttaminen. Henkilötietoja käsitellään raportoinnin tarpeisiin, kuukausimaksujen tuloutukseen Kahviklubi Oy:n jäsenkahviloille, sekä Kahviklubi Oy:n liiketoiminnan kehittämiseen. Rekisterin käsittelyyn liittäviä tehtäviä voidaan ulkoistaa ulkopuolisille palveluntarjoajille tietolainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

 

 

  1. Rekisterin tietosisältö

 

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat Kahviklubi Oy:n asiakkaana olevan käyttäjän perustiedot, kuten henkilön nimi, sähköpostiosoite sekä puhelinnumero. Lisäksi rekisteriin voidaan tallentaa asiakkuuteen liittyviä tietoja, kuten tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, tilauspäivämäärät, kellonajat sekä laskutustiedot. Lisäksi rekisteriin voidaan tallentaa muita asiakkuuteen liittyviä tietoja, kuten rekisteröinnin yhteydessä verkkosivujen käytöstä kerättävä tieto, kuten käyttäjän selain, IP-osoite, käynnin kellonaika ja verkko-osoite, josta asiakas on tullut verkkosivulle. Lisäksi rekisteriin voidaan tallentaa asiakkaan ostaman jäsenyyden oikeuttaman kahvin tai sovelluksessa olevien etujen lunastukseen liittyvät tiedot, kuten aika, paikka ja käytetty etu.

 

Rekisterin käsittelyyn liittäviä tehtäviä voidaan ulkoistaa ulkopuolisille palveluntarjoajille tietolainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Kahviklubi Oy säilyttää henkilötietoja rekisterissä kunnes peruste tietojen säilyntään päättyy. Säilytysajoissa noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä (esimerkiksi säilytämme tietojasi niin kauan kuin niitä tarvitsemme sopimuksen täytäntöön panemiseen sekä esimerkiksi kirjanpitosäännöksistä johtuen kymmeneen vuoteen asti).

 

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

 

 

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

 

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta rekisteröinnin yhteydessä, sovelluksen käytössä, lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, tai muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

 

Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

 

 

  1. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

 

Henkilötietoja voidaan luovuttaa mahdollisiin muihin Kahviklubi Oy:n omiin henkilörekistereihin tai markkinointirekisteriin, kuitenkin aina tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille muutoin kuin erillisen sopimuksen tai suostumuksen mukaan. Kahviklubi varaa oikeuden jakaa jäsenkahviloilleen Klubikahvien käyttöön pohjautuvia henkilötietoja, jotka ovat oleellisessa osassa kuukausimaksujen tuloutusta varten Klubikahviloille.

 

Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA:n) ulkopuolelle, mutta tarvittaessa ne voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tietoja ei siirretä Yhdysvaltoihin ilman rekisteröityjen nimenomaista suostumusta.

 

 

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet

 

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Kahviklubi Oy huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

 

 

  1. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

 

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti allekirjoitettuna rekisterinpitäjälle. Kahviklubi Oy voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.

 

 

  1. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

 

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti allekirjoitettuna rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle. Kahviklubi Oy voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Kahviklubi Oy vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.

 

 

  1. Tietosuojaselosteeseen tehtävät muutokset

 

Tämä tietosuojaseloste on voimassa 1.6.2021 alkaen. Palvelumme kehittyvät jatkuvasti, joten tietosuojaselosteeseen saatetaan tehdä muutoksia aika ajoin. Jos teemme tietosuojaselosteeseen merkittäviä muutoksia, annamme siitä ilmoituksen lainsäädännön sitä edellyttäessä.

 

 

  1. Yhteydenotot

 

Tähän rekisteriselosteeseen liittyvissä kysymyksissä ota yhteyttä kohdassa 2. mainittuun henkilöön. Kahviklubi Oy voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Voit tehdä valituksen Tietosuojavaltuutetulle: Tietosuojavaltuutettu, Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki.